A partir de 2015, el mandato para empleadores de la PPACA generalmente exige que los grandes empleadores aplicables ofrezcan cobertura a todos los empleados a tiempo completo (ETC), definidos como aquellos que trabajan al menos 30 horas semanales o 130 mensuales, y sus dependientes, o se arriesgan a una multa. Los empleadores enfrentan desafíos especiales para identificar cuáles de sus empleados son ETC, en particular para aquellos con horarios de trabajo irregulares o estacionales, como empresas de jardinería y construcción, hoteles, restaurantes, comercios minoristas y negocios similares. Los empleadores con este tipo de empleados pueden optar por implementar "períodos de medición" (también conocidos comúnmente como "períodos de retrospección") para determinar si el empleado realmente trabaja suficientes horas para ser considerado un ETC a los efectos del mandato para empleadores.
Definición de “hora variable” y “estacional”
Antes de analizar los detalles relacionados con los períodos de medición, es importante comprender la definición de empleados “de horario variable” y “temporales”. Un empleado de “horario variable” es aquel cuyo horario no se puede conocer de antemano de forma definitiva. En otras palabras, las horas del empleado varían de tal manera que no es posible determinar de antemano si el empleado trabajará 30 horas semanales (o 130 mensuales) o más durante su período de empleo.
Los factores que pueden aplicarse para identificar a los empleados con horarios variables incluyen si:
- El empleado está reemplazando a un empleado a tiempo completo o parcial.
- Los empleados que ocupan puestos iguales o similares son empleados a tiempo completo o parcial.
- El trabajo se anunció o se representó de otra manera como que requería 30 horas o más por semana.
Un empleado “temporal” es aquel cuyo empleo anual habitual no excede los seis meses y cuyo trabajo comienza aproximadamente en la misma fecha cada año. Algunos ejemplos de empleados temporales pueden ser un empleado de una tienda minorista durante la temporada de vacaciones, un instructor de esquí o un trabajador de mantenimiento de un campo de golf.
En circunstancias especiales, un empleado puede seguir siendo considerado de temporada cuando la temporada se extiende más allá de los seis meses, como cuando un instructor de esquí trabaja siete u ocho meses debido a un invierno inusualmente largo. Es importante destacar que los siguientes probablemente no se considerarían empleados de temporada o de horario variable: un empleado no estacional, de corto plazo y a tiempo completo; un empleado en prácticas o por día que trabaja horas a tiempo completo; o un empleado contratado para un puesto de alta rotación pero que trabaja horas a tiempo completo.
Periodos de medición y estabilidad en general
En el caso de los empleados de temporada y de horas variables, los empleadores tienen la opción de utilizar períodos de medición para determinar si el empleado es un FTE al que deben ofrecer cobertura. Como alternativa, los empleadores pueden realizar un seguimiento de las horas y determinar el estado de FTE mensualmente. En general, un período de medición es un período de entre tres y 12 meses (el empleador puede elegir) durante el cual el empleador mide las horas de trabajo semanales o mensuales promedio del empleado. Si, durante ese período de medición, un empleado trabaja 30 horas o más por semana (o 130 horas por mes) en promedio, entonces ese empleado se vuelve elegible para la cobertura (es decir, se lo trata como un FTE) durante un período de cobertura posterior, llamado período de "estabilidad". Los empleadores también pueden implementar un período "administrativo" entre los períodos de medición y estabilidad, en el que el empleador calcula las horas del período de medición, notifica a los empleados elegibles el estado de FTE y les brinda una oportunidad de inscripción para que elijan la cobertura.
Los empleadores pueden utilizar un período de medición diferente para los empleados de la misma categoría, de las cuales hay cuatro: empleados negociados colectivamente y no negociados colectivamente, empleados cubiertos por diferentes acuerdos de negociación colectiva, empleados asalariados o por horas, y lugares principales de empleo en diferentes estados.
Los detalles sobre los períodos de medición varían para los empleados en activo (períodos estándar) en comparación con los empleados recién contratados (períodos iniciales). Las diferencias entre los períodos estándar e iniciales se describen con más detalle a continuación.
Empleados en activo
Parámetros generales para períodos estándar (empleados en activo)
Período de medición 3 a 12 meses consecutivos Período de estabilidad El mayor de 6 meses o la duración del período de medición estándar Período administrativo Hasta 90 días A continuación, se presentan dos ejemplos de cómo los períodos de medición estándar de los empleados en curso podrían funcionar con un período de medición de seis meses (contando las horas mensualmente) y un período de medición de 12 meses con un período administrativo y un plan de año calendario.
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