¿Recibió la Carta 226-J del IRS? Lista para responder a una sanción de la ACA

La Carta 226-J del IRS propone un pago del empleador bajo la Ley de Cuidado de Salud a Bajo Precio (ACA), no una factura definitiva. Preserve registros y responda con pruebas. La Employer Reporting Improvement Act concede al menos 90 días para propuestas cubiertas y establece un límite de seis años para determinadas declaraciones, con vigencias distintas.

El pago de responsabilidad compartida del empleador se conoce como ESRP. No suponga que la propuesta es correcta ni deje la carta de lado. La fecha de respuesta impresa en la primera página determina su próximo paso. El método adecuado consiste en preservar el expediente, conciliar la lista del IRS mes por mes e involucrar a quienes puedan evaluar los asuntos de beneficios, nómina, informes e impuestos.

1. Registre de inmediato la fecha de respuesta

Anote la fecha exacta de respuesta indicada en la carta, identifique al contacto del IRS y asigne a una persona para coordinar el proceso. Según la Sección 4 de la Employer Reporting Improvement Act, el IRS debe conceder al menos 90 días desde la primera carta que propone una ESRP antes de actuar nuevamente. Aplica a determinaciones propuestas en años fiscales que comiencen después del 23 de diciembre de 2024. No aplique indiscriminadamente el antiguo plazo de 30 días. Si la fecha impresa parece contradecir esta protección, contacte pronto al IRS y a su asesor para resolver la discrepancia; no ignore el aviso. Si necesita más tiempo, comuníquese pronto con el representante del IRS y pregunte si hay una prórroga disponible. No suponga que una solicitud cambia el plazo, a menos que el IRS lo confirme.

Avise a su asesor de beneficios, al proveedor de nómina o informes de la ACA y al responsable de las declaraciones fiscales. Involucre a un abogado de beneficios o asesor fiscal cuando el monto propuesto sea considerable, los hechos estén en disputa, haya empresas relacionadas o no esté claro cómo clasificar a un empleado o una oferta de cobertura. Un corredor puede organizar los registros del plan y la inscripción, pero las conclusiones legales y fiscales corresponden al asesor apropiado.

Comprenda el límite de seis años para determinar el pago

La Sección 5 de la Employer Reporting Improvement Act establece un periodo de seis años desde el vencimiento de la declaración de la Sección 6056, o desde su presentación efectiva si es posterior, para el año calendario pertinente. Aplica a declaraciones con vencimiento posterior al 31 de diciembre de 2024; no cierra automáticamente todos los años anteriores del mandato. Un asesor fiscal debe evaluar el historial de presentación y las excepciones antes de alegar que venció el periodo.

El límite no es una fecha universal para destruir registros. Preserve documentos mientras exista una propuesta, apelación o disputa relacionada y evalúe otras obligaciones de conservación. Guarde pruebas de la fecha de presentación original, no solamente la factura del proveedor, porque una presentación posterior puede afectar el periodo.

2. Preserve todos los registros pertinentes

Ordene conservar los registros del año calendario indicado en la carta. Guarde la carta, el Formulario 14764, la lista de empleados del Formulario 14765, todos los Formularios 1094-C y 1095-C, comprobantes de transmisión, archivos de correcciones, registros de nómina, datos de horas de servicio, archivos de elegibilidad, registros de inscripción y renuncia, tablas de aportaciones, documentos del plan y comunicaciones que demuestren cuándo se ofreció la cobertura.

Preserve los registros por empleado y por mes. Incluya información sobre contrataciones, recontrataciones, terminaciones, licencias, traslados, trabajadores estacionales y empleados con horarios variables. Si utilizó el método retrospectivo de medición, conserve los cálculos de los periodos de medición, administración y estabilidad. Guarde una copia completa de todo lo enviado al IRS y el comprobante de entrega.

3. Concilie los Formularios 1094-C y 1095-C

Comience con los empleados y meses del Formulario 14765. Compare cada entrada con el Formulario 1095-C correspondiente y con los registros de beneficios y nómina. Revise el código de oferta de la Línea 14, la aportación del empleado de la Línea 15 y el código de puerto seguro o alivio de la Línea 16. Confirme si el empleado era de tiempo completo, si se hizo una oferta, si se inscribió o renunció y si se aplicaba un periodo de espera o un periodo limitado sin determinación de sanción.

Después, concilie el Formulario 1094-C. Confirme el número de empleados de tiempo completo y totales, el indicador de oferta al 95% y la transmisión autorizada. Un código equivocado, una corrección omitida, un número de Seguro Social incorrecto o un empleado declarado con el EIN equivocado pueden producir una propuesta que no coincide con la oferta real del empleador. Si debe corregir una declaración, coordine la corrección con la respuesta en lugar de presentar cambios sin explicación.

4. Revise el grupo bajo control común

La prueba de 50 equivalentes de tiempo completo para determinar la condición de ALE agrega empresas bajo propiedad o control común. Cuando el grupo es un ALE, cada empleador por separado suele declarar como miembro del ALE con su propio EIN. Revise organigramas de propiedad, adquisiciones, ventas, traslados de nómina y asignaciones de empleados para el año en cuestión. Confirme que la carta nombre a la entidad correcta y que ningún empleado haya sido omitido, duplicado o declarado con el EIN de una afiliada.

Las preguntas sobre grupos bajo control común pueden cambiar tanto la condición de ALE como el cálculo de la sanción. Esta es una razón importante para involucrar a un asesor fiscal en vez de depender únicamente de los registros administrativos de beneficios.

5. Compare la ESRP propuesta con las reglas del año correcto

La Carta 226-J se refiere a un año calendario anterior, por lo que debe usar el porcentaje de asequibilidad y los montos de las sanciones del año indicado en la carta, no las cifras actuales. Para cifras de planificación y diferencias entre los dos cálculos, consulte la guía del mandato del empleador, asequibilidad y sanciones de la ACA. Esas cifras no sustituyen los montos históricos de un año anterior.

La cuestión de la Sección 4980H(a) suele referirse a no ofrecer cobertura esencial mínima al menos al 95% de los empleados de tiempo completo y sus dependientes cuando al menos un empleado de tiempo completo recibe un crédito fiscal para primas. La Sección 4980H(b) puede aplicar cuando un empleado de tiempo completo recibe un crédito porque la oferta no era asequible o no proporcionaba valor mínimo. Revise el cálculo propuesto conforme a la disposición y el año calendario indicados en la carta.

Para una revisión más amplia de las reglas, consulte Responsabilidades de la ACA para empleadores de Houston. Primary Care Insurance Solutions (PCI Solutions) también ofrece apoyo de cumplimiento y beneficios de RR. HH. y puede ayudarle a reunir los registros del plan, inscripción y aportaciones.

6. Prepare una respuesta clara y respaldada

La explicación del IRS sobre la Carta 226-J describe la propuesta, los formularios y los siguientes pasos. Utilice esta lista para organizar responsables y evidencia:

1. Registre la fecha impresa, revise el periodo legal y resuelva discrepancias oportunamente.
2. Preserve carta, comprobantes de presentación, nómina y registros de beneficios del año pertinente.
3. Concilie cada empleado y mes del Formulario 14765 con los 1095-C, 1094-C y registros subyacentes.
4. Solicite revisión profesional de condición ALE, puertos seguros, cálculos y periodo de determinación.
5. Complete el 14764 y las correcciones del 14765, adjunte respaldo indexado y conserve respuesta firmada y comprobante de entrega.

Si está de acuerdo, siga las instrucciones de pago y firma de la carta. Si no está de acuerdo, complete el Formulario 14764, marque las correcciones o explicaciones en el Formulario 14765 y adjunte una explicación breve por mes con los documentos de respaldo. Use un índice para que el revisor del IRS pueda relacionar cada empleado y mes en disputa con la evidencia.

Antes de enviar, pida a los profesionales de beneficios e impuestos correspondientes que revisen la respuesta. Confirme el método de entrega, conserve el rastreo y guarde una copia final. Cuando el IRS responda, compare cualquier Carta 227 o aviso posterior con la posición presentada y cumpla el siguiente plazo indicado.

Facilite la defensa de la próxima declaración

Una vez resuelta la respuesta inmediata, corrija el proceso que produjo la discrepancia. Utilice la guía de formularios y plazos de informes de la ACA para conciliar nómina, elegibilidad, inscripción y códigos antes de declarar; documente quién se encarga de las correcciones; y revise cada año los informes de entidades relacionadas. Si necesita ayuda para organizar la parte de beneficios del expediente, comuníquese con PCI Solutions. Podemos trabajar con su proveedor de informes y sus asesores sin pretender que una revisión de beneficios sustituya la asesoría legal o fiscal.