Mandato del empleador: períodos de medición y retrospectivos
A partir de 2015, el mandato del empleador de la PPACA generalmente exige que los empleadores grandes aplicables ofrezcan cobertura a todos los empleados de tiempo completo (FTE), definidos como aquellos que trabajan al menos 30 horas semanales o 130…
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A partir de 2015, el mandato del empleador de la PPACA generalmente exige que los empleadores grandes aplicables ofrezcan cobertura a todos los empleados de tiempo completo (FTE), definidos como aquellos que trabajan al menos 30 horas semanales o 130 horas mensuales, y a sus dependientes, o se arriesguen a una sanción. Los empleadores enfrentan retos particulares para identificar cuáles de sus empleados son FTE, especialmente cuando se trata de empleados con horarios de trabajo irregulares o estacionales, como ocurre en empresas de jardinería y construcción, hoteles, restaurantes, comercios minoristas y negocios similares. Los empleadores con estos tipos de empleados pueden optar por implementar “períodos de medición” (también denominados comúnmente “períodos retrospectivos”) para determinar si el empleado realmente trabaja suficientes horas como para ser considerado un FTE a efectos del mandato del empleador.
Definición de empleados con “horario variable” y “estacionales”
Antes de analizar los detalles relacionados con los períodos de medición, es importante comprender la definición de empleados con “horario variable” y “estacionales”. Un empleado con “horario variable” es aquel cuyo horario no puede conocerse con certeza por anticipado. En otras palabras, las horas del empleado varían de tal manera que no es posible determinar anticipadamente si trabajará 30 horas semanales (o 130 horas mensuales) o más durante su período de empleo.
Entre los factores que pueden aplicarse para identificar a los empleados con horario variable se incluye determinar si:
- El empleado está reemplazando a un empleado de tiempo completo o de medio tiempo
- Los empleados que ocupan puestos iguales o similares son empleados de tiempo completo o de medio tiempo
- El puesto se anunció o se presentó de otro modo como uno que requiere 30 horas o más por semana
Un empleado “estacional” es aquel cuyo empleo anual habitual no excede los seis meses y cuyo trabajo comienza aproximadamente en la misma época cada año. Algunos ejemplos de empleados estacionales pueden incluir un empleado de una tienda minorista contratado para la temporada de fiestas, un instructor de esquí o un trabajador de mantenimiento de un campo de golf.
En circunstancias especiales, un empleado aún puede considerarse estacional cuando la temporada se extiende más allá de seis meses, como cuando un instructor de esquí trabaja siete u ocho meses debido a un invierno inusualmente largo. Es importante señalar que probablemente no se considerarían empleados con horario variable ni estacionales los siguientes: un empleado de tiempo completo, no estacional y contratado a corto plazo; un pasante o empleado por día que trabaja horas de tiempo completo; o un empleado contratado para un puesto con alta rotación, pero que trabaja horas de tiempo completo.
Aspectos generales de los períodos de medición y estabilidad
En el caso de los empleados con horario variable y estacionales, los empleadores tienen la opción de utilizar períodos de medición para determinar si el empleado es un FTE a quien deben ofrecer cobertura. Como alternativa, los empleadores pueden llevar un registro de las horas y determinar mensualmente la condición de FTE. Por lo general, un período de medición es un período de entre tres y 12 meses (a elección del empleador) durante el cual el empleador mide el promedio de horas de trabajo semanales o mensuales del empleado. Si, durante ese período de medición, un empleado trabaja en promedio 30 horas o más por semana (o 130 horas por mes), dicho empleado pasa a ser elegible para recibir cobertura (es decir, se le considera un FTE) durante un período de cobertura posterior, denominado período de “estabilidad”. Los empleadores también pueden implementar un período “administrativo” entre los períodos de medición y estabilidad, durante el cual el empleador calcula las horas del período de medición, notifica a los empleados elegibles sobre su condición de FTE y les brinda la oportunidad de inscribirse para elegir cobertura.
Los empleadores pueden utilizar un período de medición diferente para los empleados de una misma categoría, de las cuales existen cuatro: empleados sujetos y no sujetos a negociación colectiva, empleados cubiertos por distintos convenios colectivos, empleados asalariados o pagados por hora, y empleados cuyos lugares principales de trabajo se encuentran en diferentes estados.
Los detalles de los períodos de medición varían según se trate de empleados actuales (períodos estándar) o empleados recién contratados (períodos iniciales). Las diferencias entre los períodos estándar y los iniciales se describen con más detalle a continuación.
Empleados actuales
Parámetros generales de los períodos estándar (empleados actuales)
Período de medición: de 3 a 12 meses consecutivos. Período de estabilidad: el mayor de 6 meses o la duración del período de medición estándar. Período administrativo: hasta 90 días. A continuación, se presentan dos ejemplos de cómo podrían funcionar los períodos de medición estándar para empleados actuales, con un período de medición de seis meses (contabilizando las horas mensualmente) y un período de medición de 12 meses con un período administrativo y un plan de año calendario.
