Beginning in 2015, PPACA’s employer mandate generally requires applicable large employers to offer coverage to all full-time employees (FTEs), defined as those working at least 30 weekly or 130 monthly hours, and their dependents, or risk a penalty. Employers face special challenges in identifying which of their employees are FTEs, particularly for those with irregular or seasonal work schedules, such as landscaping and construction companies, hotels, restaurants, retail and similar businesses. Employers with these types of employees may choose to implement “measurement periods” (also commonly referred to as “look-back periods”) to determine whether the employee actually works enough hours to be considered an FTE for purposes of the employer mandate.
“Variable Hour” and “Seasonal” Defined
Before discussing the details relating to measurement periods, it is important to understand the definition of “variable hour” and “seasonal” employees. A “variable hour” employee is one whose schedule cannot be definitively known in advance. In other words, the employee’s hours vary such that it is not possible to determine in advance whether the employee will work 30 weekly (or 130 monthly) hours or more during their period of employment.
Los factores que pueden aplicarse para identificar a los empleados con horarios variables incluyen si:
- El empleado está reemplazando a un empleado a tiempo completo o parcial.
- Los empleados que ocupan puestos iguales o similares son empleados a tiempo completo o parcial.
- El trabajo se anunció o se representó de otra manera como que requería 30 horas o más por semana.
A “seasonal” employee is one whose customary annual employment does not exceed six months and whose work begins at approximately the same time each year. Examples of a seasonal employee may include a holiday seasonal retail store employee, a ski instructor or a golf course maintenance worker.
En circunstancias especiales, un empleado puede seguir siendo considerado de temporada cuando la temporada se extiende más allá de los seis meses, como cuando un instructor de esquí trabaja siete u ocho meses debido a un invierno inusualmente largo. Es importante destacar que los siguientes probablemente no se considerarían empleados de temporada o de horario variable: un empleado no estacional, de corto plazo y a tiempo completo; un empleado en prácticas o por día que trabaja horas a tiempo completo; o un empleado contratado para un puesto de alta rotación pero que trabaja horas a tiempo completo.
Periodos de medición y estabilidad en general
For variable hour and seasonal employees, employers have the option to use measurement periods to determine if the employee is an FTE to whom they must offer coverage. In the alternative, employers can track hours and determine FTE status on a monthly basis. Generally, a measurement period is a period of between three and 12 months (the employer can choose) during which the employer measures the average weekly or monthly work hours of the employee. If, during that measurement period, an employee works 30 hours or more per week (or 130 hours per month) on average, then that employee becomes eligible for coverage (i.e., is treated as an FTE) during a subsequent coverage period, called a “stability” period. Employers may also implement an “administrative” period between the measurement and stability periods, in which the employer calculates the measurement period hours, notifies eligible employees of FTE status and provides an enrollment opportunity for them to elect coverage.
Los empleadores pueden utilizar un período de medición diferente para los empleados de la misma categoría, de las cuales hay cuatro: empleados negociados colectivamente y no negociados colectivamente, empleados cubiertos por diferentes acuerdos de negociación colectiva, empleados asalariados o por horas, y lugares principales de empleo en diferentes estados.
Los detalles sobre los períodos de medición varían para los empleados en activo (períodos estándar) en comparación con los empleados recién contratados (períodos iniciales). Las diferencias entre los períodos estándar e iniciales se describen con más detalle a continuación.
Empleados en activo
Parámetros generales para períodos estándar (empleados en activo)
Período de medición 3 a 12 meses consecutivos Período de estabilidad El mayor de 6 meses o la duración del período de medición estándar Período administrativo Hasta 90 días A continuación, se presentan dos ejemplos de cómo los períodos de medición estándar de los empleados en curso podrían funcionar con un período de medición de seis meses (contando las horas mensualmente) y un período de medición de 12 meses con un período administrativo y un plan de año calendario.
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