Guía de informes de la ACA para empleadores: Formularios 1094 y 1095

Los informes de la Ley de Cuidado de Salud a Bajo Precio (ACA) distinguen las ofertas del empleador de la cobertura recibida. Los empleadores grandes aplicables generalmente presentan Formularios 1094-C y 1095-C; aseguradoras y empleadores autofinanciados no ALE usan 1094-B y 1095-B. Para cobertura de 2025 declarada en 2026, controle por separado presentación y entrega a solicitud.

Este artículo originalmente trataba los borradores de formularios de 2014; esta guía sustituye esa discusión preliminar por las instrucciones publicadas de 2025 para la temporada de presentación de 2026. No utilice estas fechas para cobertura de 2026 declarada en 2027; confirme las instrucciones finales del IRS para ese año.

Identifique la obligación según el empleador y el plan

La Sección 6056 informa las ofertas de empleadores grandes aplicables (ALE), generalmente según un promedio previo de al menos 50 empleados de tiempo completo incluidos equivalentes. La Sección 6055 informa inscripción en cobertura esencial mínima. Tener un plan totalmente asegurado no elimina los informes de ofertas del ALE: el informe de cobertura de la aseguradora y el de ofertas del empleador tienen propósitos distintos.

La agregación bajo control común determina la condición de ALE, pero cada miembro declara con su propio número de identificación del empleador (EIN). Un proveedor de nómina o informes puede transmitir formularios, pero el empleador debe confirmar los datos y el resultado. Revise las reglas del mandato del empleador y asequibilidad de la ACA antes de decidir qué meses de cada empleado incluir.

Formularios, responsables y plazos para cobertura de 2025

Las fechas y responsabilidades constan en las instrucciones de 2025 para los Formularios 1094-C y 1095-C y las instrucciones de 2025 para los Formularios 1094-B y 1095-B. El ALE generalmente presenta un 1095-C por cada empleado de tiempo completo durante algún mes, aplicando las reglas de periodos limitados sin sanción. Un ALE autofinanciado también informa empleados inscritos que no eran de tiempo completo y familiares cubiertos. Las opciones para personas que no son empleados requieren revisión separada.

Distinga la entrega de declaraciones de la presentación al IRS

La Paperwork Burden Reduction Act permite una alternativa a la entrega automática de declaraciones 1095-B y 1095-C. Según el Aviso 2025-15 del IRS, publique en su sitio web un aviso claro, visible y accesible que explique cómo solicitar una declaración. Para declaraciones de 2025, el aviso debía publicarse el 2 de marzo de 2026 y mantenerse hasta el 15 de octubre de 2026. Incluya correo electrónico, dirección postal y teléfono para solicitudes.

Entregue la declaración solicitada antes de la fecha más tardía entre el 31 de enero de 2026 y 30 días después de la solicitud. Esto no permite dejar de preparar formularios ni de presentarlos al IRS. Conserve pruebas del aviso, solicitudes y entregas. Si no utiliza el método alternativo, el plazo ordinario de entrega de declaraciones de 2025 es el 2 de marzo de 2026. Pueden aplicar requisitos estatales separados de presentación o entrega.

La Employer Reporting Improvement Act también permite que el consentimiento afirmativo previo para declaraciones electrónicas siga vigente salvo revocación escrita. La entrega electrónica no equivale a consentimiento automático. Para informes de cobertura de la Sección 6055, la ley permite que el IRS autorice nombre y fecha de nacimiento si no puede obtenerse un número de identificación fiscal; siga instrucciones y requisitos de solicitud en vez de reemplazar indiscriminadamente números de Seguro Social faltantes.

Prepare los datos mensuales antes de transmitir

1. Confirme cada EIN, miembro ALE y modalidad de financiamiento, incluidos planes autofinanciados o con financiamiento nivelado (level-funded).
2. Concilie nómina, horas, elegibilidad, contrataciones y terminaciones con ofertas, aportaciones, renuncias e inscripción mensuales.
3. Valide códigos de oferta, aportaciones y puertos seguros del 1095-C con los registros; incluya personas cubiertas cuando corresponda.
4. Revise totales del 1094-C autorizado, configuración electrónica, método de entrega y responsable de correcciones.
5. Transmita, revise aceptación o errores del IRS, corrija registros rechazados o inexactos y conserve la versión final presentada.

La presentación electrónica generalmente aplica desde 10 declaraciones informativas agregadas entre los tipos pertinentes, no solamente 10 formularios ACA. Por eso, un archivo ACA pequeño también puede requerir transmisión electrónica. Un Formulario 8809 oportuno generalmente obtiene una prórroga automática de 30 días para presentar; no extiende por sí solo la entrega a destinatarios. Verifique exenciones, prórrogas adicionales o alivio por desastres según las instrucciones aplicables.

Resuelva discrepancias y conserve un expediente justificable

Ejemplo hipotético: un ALE totalmente asegurado supone que el 1095-B de su aseguradora cumple todas sus obligaciones. Aun necesita presentar sus propios 1094-C y 1095-C sobre ofertas. En cambio, un empleador autofinanciado no ALE puede deber informes de la serie B aunque no esté sujeto a sanciones del mandato. Identificar el financiamiento resulta tan importante como contar empleados.

Asigne un responsable para discrepancias entre nómina e inscripción. Corrija formularios inexactos mediante el proceso prescrito en lugar de sobrescribir registros sin trazabilidad. Si el IRS después propone un pago del empleador, utilice la lista de respuesta a la Carta 226-J para conciliar empleados y preservar los derechos de respuesta.

Primary Care Insurance Solutions (PCI Solutions) ofrece apoyo de cumplimiento de RR. HH. y administración de beneficios para organizar registros del plan e inscripción. Coordine conclusiones fiscales y responsabilidades con sus asesores y proveedor de informes. Si venció un plazo, atienda pronto la declaración faltante o inexacta; el alivio de entrega no elimina la obligación de presentar.